POS 19 - Outil 2 : Registre de dispensation journalière des ARV et MIO

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POS 19 - Outil 2 : Registre de dispensation journalière des ARV et MIO

a)      A quoi sert l’outil ?

Il permet de suivre jour après jour, les dispensations journalières en ARV.

b)      Responsabilité

Sa responsabilité incombe au responsable du point de dispensation des ARV au sein des CTA/CTAff/UPEC/FOSA.

c)       Où trouve-t-on l’outil ?

Il se trouve dans les pharmacies des CTA/CTAff/UPEC/FOSA. Ce registre doit être rempli de façon appropriée et claire, sans rature, sans surcharge et sans corrector.

d)      Quand remplir l’outil ?

A chaque dispensation.

e)      Présentation de l’outil (= description d’ensemble)

Le registre est organisé sous forme d’une grille de rapportage et renseigne sur plusieurs types de données :

  • Les informations relatives à l’identification de la structure à travers le nom de l’établissement : Région, District de Santé, Aire de Santé, Nom de la structure et Nom du service, ceci pour chaque mois ;
  • Des informations relatives aux patients : numéro patient, sexe, âge et son statut vis-à-vis du traitement ARV;
  • Les régimes thérapeutiques prescrits dans la structure et les médicaments dispensés : ARV adultes ou pédiatriques, MIO.

f)       Instructions de remplissage (= description fonctionnelle)

Pour chaque nouvelle page, en préalable à la dispensation :

  • Enregistrer dans les champs relatifs à l’identification de la structure : la région sanitaire, le district sanitaire, l’aire de santé, le nom de la structure et le nom du service ;
  • Enregistrer le mois concerné.

Lors de la dispensation, enregistrer (une ligne par patient) :

  • La date de dispensation ;

Exemple : Un patient venu le 22 Février 2014 à l’hôpital Central de Yaoundé, Mois : Février, Date : 22. Code centre : code de HCY.

  • Les informations relatives à l’identification du patient :
    • Numéro du patient ;
    • Sexe ;
    • Age ;
  • Sur la même ligne, cocher les cases qui correspondent à son statut le jour de la dispensation :
    • si le patient était déjà sous TAR, cocher la case de la colonne « Ancien » ;
    • si le patient reçoit un traitement TAR pour la première fois (nouvellement inclus), cocher la case de la colonne « Nouveau » ;
    • dans tous les cas, si le TAR a été dispensé, cocher la case de la colonne « TAR » ;
    • si le patient est de passage, cocher la case de la colonne « Dépannage » ;
    • si le patient reçoit un TAR, suite à un accident d’exposition au sang, cocher la case de la colonne « AES » ;
    • si le patient est sous traitement TB, cocher la case de la colonne « TB+ » ;
    • si la patiente est prise en charge dans le cadre de la PTME, cocher la case correspondant à l’option choisie : « colonne A » ou « colonne B » ou « colonne B+».
  • Sur la même ligne, dans la colonne « Protocole prescrit », inscrire le schéma thérapeutique prescrit par le médecin.
  • Sur la même ligne, sous la/les colonne(s) adéquates de la partie « Molécules et quantités dispensées »,
    • Mettre une croix lorsqu’une seule boite est délivrés ou inscrire le nombre de boites délivrées lorsqu’une plus d’une boite du même ARV est dispensée :

Exemple : pour un patient sous AZT + 3TC + EFV :

-          Si le malade a reçu une boite d’EFV, mettre une croix dans la case de la « colonne « EFV » ;

-          Si le malade a reçu une boite d’AZT/3TC, mettre une croix dans la case de la colonne « AZT/3TC » ;

-          Si le malade a reçu 2 mois de traitement, inscrire « 2 » dans la case de la colonne « EFV » et dans celle de la colonne « AZT/3TC ».

-          Si le malade reçoit un traitement pour 14 jours (initiation), inscrire « 0,5 » dans la case de la colonne « EFV » et dans celle de la colonne « AZT/3TC ».

  • Enregistrer les codes des médicaments MIO délivrés : regarder le code des molécules dans le registre TARV, insérer exactement la lettre qui correspond à la combinaison.

Si plusieurs boites sont délivrées, inscrire la quantité délivrée suivie du code des médicaments MIO.

-          si le malade a reçu du Cotrimoxazole, inscrire « C » dans la case de la colonne « COTRI » ;

-          si le malade a reçu de la Pyriméthamine, inscrire « PM » dans la case de la colonne « TOXO » ;

-          si le malade a reçu 2 boites de Fluconazole, inscrire « 2F » dans la case de la colonne « CRYPTO » ;

-          si le malade a reçu la Clindamycine, inscrire « CL » dans la case de la colonne « CRYPTO ».

  • Sur la même ligne, dans la colonne « Date du prochain RDV », enregistrer la date du prochain Rendez-Vous.
  • Sur la même ligne dans la colonne « Observations », noter vos commentaires éventuels.

En fin de journée :

  • Tirer un trait ;
  • Faire la somme des médicaments dispensés, colonne par colonne ;
  • Inscrire sous le trait, le résultat de la somme ;
  • Enregistrer les sorties sur la fiche de stock. Cf. POS 05

g)      Archivage

  • Le registre est archivé au sein de la structure de santé ;
  • Pendant 10 ans Modèle (illustration du canevas)

h)      Modèle (illustration du canevas)