POS 12 - Outil 1 : Registre des ruptures de stock

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POS 12 - Outil 1 : Registre des ruptures de stock

a)      A quoi sert l’outil ?

  • Renseigner sur les éventuelles ruptures de stock ;
  • Fournir des données fiables sur la durée exacte des éventuelles ruptures de stock.

b)      Responsabilité

Pharmacien/Responsable suivant les procédures internes de la structure.

c)       Où trouve-t-on l’outil ?

Dans les pharmacies des structures de santé, magasins de stockage des médicaments au niveau de la CENAME et des CAPR.

d)      Quand remplir l’outil ?

Chaque fois que le stock d'un produit est à zéro.

e)      Présentation de l’outil (= description d’ensemble)

Le registre des ruptures de stock est constitué de deux parties :

  • Une première partie qui permet la consignation des informations relatives à l’identification de la structure utilisatrice ;
  • Une grille de rapportage destinée à la consignation des informations requises pour l’enregistrement et le suivi de la situation de rupture de stock par produit.

f)       Instructions de remplissage (= description fonctionnelle)

  • Dans les champs appropriés de la première partie, inscrire les informations relatives à l’identification de la structure : Région, District de Santé, Aire de Santé et Nom de la structure ;
  • Au cours du mois, dans la grille de rapportage, une ligne par produit concerné par la situation de rupture de stock :
    • Colonne « Numéro d’ordre », noter le numéro d’ordre d’enregistrement des produits en rupture de stock au cours d’un mois. Redémarrer la numérotation de l’ordre d’inscription à 1 chaque mois ;
    • Colonne « Mois », inscrire le mois et l’année au cours desquels intervient la rupture de stock ;
    • Colonne « Désignation », inscrire le nom (DCI), le dosage, la forme et le conditionnement du produit en rupture de stock ;
    • Colonne « Date de début RS », inscrire la date du constat de la rupture de stock (jj/ mm /aaaa) ;
    • Colonne « Date de fin RS », inscrire la date de réapprovisionnement du produit concerné (jj/mm/aaaa) ;
    • Colonne « Nombre de jours RS pour le mois », enregistrer le nombre de jours de rupture de stock calculé selon la formule :
    • Colonne « Observations et Nom/Signature » :

-          inscrire les éventuelles remarques

-          s’assurer de l’exactitude des informations reportées,

-          apposer votre nom et signature.

 

En fin de mois, dans la grille de rapportage

  • Tirer un trait en dessous du dernier médicament inscrit.
  • Pour les médicaments toujours en rupture :

-          Colonne « Date de fin de RS », inscrire la date du dernier jour du mois.

Exemple : 30 juin 2014

-          Colonne « Nombre de jours de RS pour le mois », enregistrer le nombre de jours de rupture de stock calculé selon la formule :

-          Colonne « Observations et Nom/Signature » :

-          inscrire les éventuelles remarques,

-          s’assurer de l’exactitude des informations reportées,

-          apposer votre nom et signature.

-          Colonne « Numéro d’ordre », noter le numéro d’ordre d’enregistrement des produits reportés en commençant par 1 (la numérotation de l’ordre d’inscription recommence chaque mois) ;

-          Colonne « Mois », inscrire le mois et l’année du mois qui débute ;

-          Colonne « Désignation », reporter le nom (DCI), le dosage, la forme et le conditionnement du produit toujours en rupture de stock ;

-          Colonne « Date de début de RS », inscrire la date du premier jour du mois qui débute.

Exemple : 01 juillet 2014

g)      Archivage

  • Archiver le registre au sein de la formation sanitaire ;
  • Pendant 10 ans.

h)      Modèle (illustration du canevas)