POS 04 - Outil 1 : Procès-verbal de réception

POS Clics : 1

POS 04 - Outil 1 : Procès-verbal de réception

a)      A quoi sert l’outil ?

  • Document important qui marque l’entrée des différents produits pharmaceutiques et leur réception effective par une commission mise sur pied à cet effet.
  • Il identifie la provenance des médicaments : le budget de l’état (BIP), un don ou un financement des partenaires.

b)      Responsabilité

La responsabilité de l’utilisation du procès-verbal de réception incombe aux responsables de la structure réceptrice.

c)       Où trouve-t-on l’outil ?

Dans les pharmacies des structures de santé, magasins de stockage des médicaments, au niveau des CENAME et des CAPR.

d)      Quand remplir l’outil ?

A chaque fois que l’on réceptionne des produits pharmaceutiques d’un fournisseur local ou étranger.

e)      Présentation de l’outil (= description d’ensemble)

C’est un outil qui est composé de trois parties :

  • Une première partie qui permet de consigner les informations relatives à l’identification de la structure, et les informations relatives à la commande ;
  • Une grille de rapportage réservée à l’enregistrement des données relatives à la réception des commandes ;
  • Une troisième partie, sous forme de tableau, dédiée à l’identification et à la signature des membres de la commission de réception.

f)       Instructions de remplissage (= description fonctionnelle)

  • Inscrire dans les champs appropriés de la première partie :
    • Les informations relatives à l’identification de la structure : Région, District de Santé, Aire de santé, Nom de la structure ;
    • Les informations relatives à l’identification de la commande :

-          Le nom du Fournisseur ;

-          La date de livraison ;

-          Le numéro du bordereau de livraison (N° BL) ;

-          Le numéro du procès-verbal de réception (N° PVR) ;

-          Le numéro du bon de commande (N° BC).

Dans la grille de rapportage, une ligne par produit :

Colonne « Numéro d’ordre », le numéro d’ordre est pré rempli ;

Colonne « Désignation », noter les informations relatives à la désignation du produit : Nom (DCI), Dosage, Forme galénique, Conditionnement ;

Colonne « Quantité BL » (QBL), reporter la quantité enregistrée sur le Bon de Livraison ;

Colonne « Quantité Reçue » (QR), noter la quantité effectivement reçue ;

Colonne « Numéro de Lot », noter le numéro de lot du produit considéré ;

Colonne « Date de péremption », reporter la date de péremption du numéro de lot considéré ;

Colonne, « Fabricant », noter le nom du fabricant ;

Colonne « Ecart », noter l’écart entre la quantité reçue et la quantité indiquée sur le bordereau de livraison, calculé selon la formule :

Colonne « Quantité Rejetée » (QRej), enregistrer la quantité refusée au cours de la réception ;

NB. : il conviendra d’indiquer la cause du rejet dans la colonne Observations.

 

Colonne « Quantité acceptée » (QA), enregistrer la quantité acceptée calculée selon la formule :

 

Colonne « Observations », s’assurer de l’exactitude des informations enregistrées et noter les observations éventuelles (réception conforme ou non).

 

Dans le tableau étaient présents :

  • Noter les Nom/Prénom et fonction de chaque membre de la commission de réception présent lors de la réception ;
  • Requérir la signature des différents membres présents ;
  • Etablir le nombre d’exemplaires en fonction du nombre de membres.

 

g)      Archivage

  • Dans le chrono d’archivage des documents du cycle de réapprovisionnement de la structure ;
  • Pendant 10 ans.

h)      Modèle (illustration du canevas)