POS 03 - Outil 3 : Bon de commande des antipaludiques

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POS 03 - Outil 3 : Bon de commande des antipaludiques

a)      A quoi sert l’outil ?

C’est un bon de commande spécifique aux intrants subventionnés de lutte contre le paludisme.

b)      Responsabilité

Responsable de la gestion de stock des médicaments.

c)       Où trouve-t-on l’outil ?

Dans les pharmacies des structures de santé, magasins de stockage des antipaludiques, au niveau de la CENAME et des CAPR.

d)      Quand remplir l’outil ?

Au moment de la passation de la commande des antipaludiques.

e)      Présentation de l’outil (= description d’ensemble)

Le bon de commande des antipaludiques est composé de trois parties :

  • Une première partie qui permet de consigner les informations relatives à l’identification de la structure et la date de passation de la commande ;
  • Une grille de rapportage réservée à la consignation des données relatives aux médicaments à commander ;
  • Une troisième partie dédiée aux signatures du responsable de la Formation sanitaire, du Chef de District de Santé et du Chef d’Unité Régionale de lutte contre le Paludisme.

f)       Instructions de remplissage (= description fonctionnelle)

Au niveau de la structure sanitaire :

  •  Inscrire dans les champs appropriés de la première partie :
  •   Les informations relatives à l’identification de la structure : Région, District de Santé, Aire de Santé et Nom de la structure ;
  •   La date d’établissement de la commande.
  • Dans la grille de rapportage, une ligne par produit :
  • Vérifier et compléter si nécessaire, les colonnes pré remplies de la grille de rapportage :

-  Numéro d’ordre ;

- Code produit

- Désignation ;

-  Prix de cession au CAPR en FCFA.

  • Reporter dans la colonne « Stock Disponible et Utilisable », le stock physique au moment de la commande ;

Document consulté : la fiche d’inventaire.

  • Calculer et reporter dans la colonne « CMM », la Consommation Moyenne Mensuelle, selon la formule :

  • Calculer et reporter dans la colonne « Quantité commandée », la Quantité à Commander (QAC), selon la formule :

« En cours » correspond à la quantité en cours de commande (non livrée au moment de la commande) ;

  • Calculer et reporter dans la colonne « Montant total », le montant total, exprimé en FCFA selon la formule :
  • Dans les champs appropriés de la partie dédiée aux signatures :
  • Le responsable de la formation sanitaire s’assure de l’exactitude des informations enregistrées, inscrit son nom et appose sa signature ;
  • Le Chef de Service du district de santé appose son visa.

Au niveau régional :

  • Le Chef de l’Unité Régionale de Lutte contre le Paludisme renseigne dans la colonne « Quantité validée », la quantité validée et appose son visa.

g)      Archivage

  • Dans le chrono d’archivage des documents du cycle de réapprovisionnement de la structure.
  • Pendant 10 ans

h)      Modèle (illustration du canevas)