POS 03 - Outil 2 : Bon de commande des antituberculeux

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POS 03 - Outil 2 : Bon de commande des antituberculeux

a)      A quoi sert l’outil ?

Il sert à exprimer les besoins en quantité et en qualité de médicaments antituberculeux dont la structure utilisatrice a besoin pour une période donnée.

b)      Responsabilité

Responsable de la gestion de stock des médicaments antituberculeux.

c)       Où trouve-t-on l’outil ?

Dans les pharmacies des structures de santé, magasins de stockage des antituberculeux, au niveau de la CENAME et des CAPR.

d)      Quand remplir l’outil ?

Au moment de la passation de la commande des médicaments antituberculeux.

e)      Présentation de l’outil (= description d’ensemble)

Le bon de commande des antituberculeux est composé de quatre parties :

  • Une première partie qui permet de consigner les informations relatives à l’identification de la structure ;
  • Une grille de rapportage (1) réservée à la consignation des cas déclarés au cours du dernier trimestre/schéma thérapeutique ;

Remarque : les colonnes « médicaments et facteur » sont pré remplies

  • Une grille de rapportage (2) réservée à la consignation des données relatives aux médicaments à commander/schéma thérapeutique ;

Remarque : la colonne « médicaments » ainsi que les lignes réservées aux autres intrants sont pré remplies

  • Une quatrième partie est dédiée aux signatures du responsable de la structure et du Chef de l’Unité TB Régionale.

f)       Instructions de remplissage (= description fonctionnelle)

  • Inscrire dans les champs appropriés de la première partie, les informations relatives à l’identification de la structure : le nom du CDT (FOSA) et le nom de la région.
  • Dans la grille de rapportage 1 :
  • Sous la colonne « Nouveaux Cas », uniquement dans les cases blanches:

-          Inscrire, dans la Colonne « Cas », le nombre de nouveaux cas dépistés selon le dernier rapport trimestriel ;

-          La colonne «  Facteur », précise le nombre de comprimés pris en moyenne par un malade lors d’un traitement ;

-          Calculer et inscrire dans la colonne « Total A » la quantité d’anti TB correspondant au nombre de nouveaux cas, selon la formule :

  • Sous la colonne « Enfants », uniquement dans les cases blanches :

-          Inscrire dans la colonne « Cas », le nombre d’enfants dépistés selon le dernier rapport trimestriel ;

-          La colonne «  Facteur » précise le nombre de comprimés pris en moyenne par un enfant lors d’un traitement ;

-          Calculer et inscrire dans la colonne « Total B », la quantité d’anti TB correspondant au nombre d’enfants dépistés, selon la formule : 

  • Sous la colonne « Retraitements », uniquement les cases blanches :

-          Inscrire dans la colonne « Cas », le nombre de cas de retraitement dépistés selon le dernier rapport trimestriel ;

-          La colonne «  Facteur » précise le nombre de comprimés pris en moyenne par un malade lors d’un retraitement ;

-          Calculer et inscrire dans la colonne « Total C », la quantité d’anti TB correspondant au nombre de cas de retraitements, selon la formule :

  • Calculer et inscrire dans la colonne « Total », la quantité totale nécessaire pour chaque médicament correspondant à l’ensemble des malades dépistés au cours du trimestre passé, selon la formule :

  • Dans la grille de rapportage 2 :
  • Reporter dans la Colonne « Quantité requise » (E), les données de la colonne D :

NB : ces résultats correspondent aux besoins en médicaments anti TB pour un trimestre ;

  • Reporter dans la colonne « Réserve nécessaire » (F), les données de la colonne E :

NB : la réserve nécessaire correspond au stock de sécurité

  • Inscrire dans la colonne « Actuellement en stock » (G), le stock physique, au moment de la commande ;

Document consulté : la Fiche d’Inventaire

  • Calculer et inscrire dans la colonne « Commande totale », les quantités à commander, selon la formule : 

NB : la commande totale correspond aux besoins réels en médicaments anti TB pour un trimestre.

  • Inscrire dans la colonne « Quantité fournie », la quantité de médicaments livrée par le CAPR
  • Dans les champs appropriés de la partie dédiée aux signatures :
  • le demandeur inscrit son nom et appose sa signature ;
  • le chef de l’Unité Régionale de la TB appose son visa.

g)      Archivage

  • Dans le chrono d’archivage des documents du cycle de réapprovisionnement de la structure ;
  • Pendant 10 ans

h)      Modèle (illustration du canevas)