POS 22 – Outil 1 : Fiche de synthèse mensuelle de suivi des stocks
POS 22 – Outil 1 : Fiche de synthèse mensuelle de suivi des stocks
a) A quoi sert l’outil ?
Il sert à faire la compilation mensuelle des stocks consommés par mois.
b) Responsabilité
Les agents en charge du remplissage des registres sous la supervision du responsable de la pharmacie.
c) Où trouve-t-on l’outil ?
Dans les pharmacies des structures sanitaires.
d) Quand remplir l’outil ?
Avant le cinq (5) de chaque mois pour les données du mois précédent.
e) Présentation de l’outil (= description d’ensemble)
La fiche de synthèse mensuelle de suivi des stocks est organisée en trois parties :
- Une première partie qui permet de consigner les informations relatives :
- à l’identification de la structure utilisatrice,
- à l’année et au mois de rapportage.
- Une grille de rapportage destinée à la consignation des données de suivi de stock ;
- Une troisième partie dédiée aux signatures du responsable.
f) Instructions de remplissage (= description fonctionnelle)
- Dans les champs appropriés de la première partie, inscrire :
- les informations relatives à l’identification du site : Région, District de Santé, Aire de Santé et Nom de la structure :
- Les informations relatives à la période de rapportage :’année et le mois.
- Dans la grille de rapportage, une ligne par produit :
- Colonne « Produit », inscrire le code du produit : il doit être le même que celui du CAPR/FRPS et de la CENAME pour le même produit ;
- Colonne « Désignation », inscrire les informations relatives au produit : Nom (DCI), Dosage, Forme galénique et Conditionnement (préciser l’unité de dispensation : blisters, boîtes, flacons, …) ;
- Colonne « Numéro de Lot », noter les numéros de lot du produit considéré ;
- Colonne « Date de Péremption », noter la date de péremption du lot considéré ;
- Colonne « Stock en début de mois », inscrire la quantité en stock au début du mois au moment du remplissage ;
- Colonne « Quantité commandée dans le mois », calculer et inscrire le total des quantités commandées durant le mois écoulé.
Document consulté : bons de commande du mois.
- Colonne « Quantité reçue dans le mois », calculer et inscrire le total des quantités livrées durant le mois écoulé ;
Documents consultés : bons de commande du mois et fiche de stock.
- Colonne « Quantité dispensée dans le mois », calculer et inscrire la quantité totale dispensée aux patients durant le mois écoulé ;
Documents consultés : registre de dispensation et fiche de stock.
- Colonne « Quantité de pertes (avariés, périmés, autres) », calculer et inscrire le total des quantités enregistrées en perte (toutes pertes confondues) ;
Documents consultés : registre des pertes et fiche de stock.
- Colonne « Stock théorique fin du mois » : calculer et inscrire le stock théorique selon la formule :
Stock théorique = {(Stock physique à la fin du mois précédent + Quantités reçues dans le mois) – (Quantités dispensées dans le mois + Quantités de pertes + Quantités transférées)}
Documents consultés : bons de commande du mois écoulé, registre de dispensation, registre des pertes, bordereaux de transfert du mois écoulé. Vérification à l’aide des fiches de stock.
- Colonne « Stock physique fin du mois » : reporter le résultat de l’inventaire physique ;
Document consulté : Fiche d’inventaire.
- Colonne « CMM », reporter la CMM inscrite sur la fiche de stock du produit considéré ;
Document consulté : Fiches de stock
- Colonne « Stock de sécurité », reporter le Stock de sécurité inscrit sur la fiche de stock du produit considéré ;
Document consulté : Fiches de stock
- Colonne « Observations », inscrire tout éclaircissement nécessaire.
- Dans la partie dédiée aux signatures, le responsable s’assure de l’exactitude des informations reportées, inscrit son nom et appose sa signature.
g) Archivage
- Archiver les documents dans le chrono dédié à la collecte des données.
- Pendant 10 ans
h) Modèle (illustration du canevas)