POS 22 – Outil 1 : Fiche de synthèse mensuelle de suivi des stocks

POS 22 – Outil 1 : Fiche de synthèse mensuelle de suivi des stocks

a)      A quoi sert l’outil ?

Il sert à faire la compilation mensuelle des stocks consommés par mois.

b)      Responsabilité

Les agents en charge du remplissage des registres sous la supervision du responsable de la pharmacie.

c)       Où trouve-t-on l’outil ?

Dans les pharmacies des structures sanitaires.

d)      Quand remplir l’outil ?

Avant le cinq (5) de chaque mois pour les données du mois précédent.

e)      Présentation de l’outil (= description d’ensemble)

La fiche de synthèse mensuelle de suivi des stocks est organisée en trois parties :

• Une première partie qui permet de consigner les informations relatives :
  • à l’identification de la structure utilisatrice,
  • à l’année et au mois de rapportage.
• Une grille de rapportage destinée à la consignation des données de suivi de stock ;
• Une troisième partie dédiée aux signatures du responsable.

f)       Instructions de remplissage (= description fonctionnelle)

• Dans les champs appropriés de la première partie, inscrire :
  • les informations relatives à l’identification du site : Région, District de Santé, Aire de Santé et Nom de la structure :
  • Les informations relatives à la période de rapportage :’année et le mois.
• Dans la grille de rapportage, une ligne par produit :
  • Colonne « Produit », inscrire le code du produit : il doit être le même que celui du CAPR/FRPS et de la CENAME pour le même produit ;
  • Colonne « Désignation », inscrire les informations relatives au produit : Nom (DCI), Dosage, Forme galénique et Conditionnement (préciser l’unité de dispensation : blisters, boîtes, flacons, …) ;
  • Colonne « Numéro de Lot », noter les numéros de lot du produit considéré ;
  • Colonne « Date de Péremption », noter la date de péremption du lot considéré ;
  • Colonne « Stock en début de mois », inscrire la quantité en stock au début du mois au moment du remplissage ;
  • Colonne « Quantité commandée dans le mois », calculer et inscrire le total des quantités commandées durant le mois écoulé.

Document consulté : bons de commande du mois.

• Colonne « Quantité reçue dans le mois », calculer et inscrire le total des quantités livrées durant le mois écoulé ;

Documents consultés : bons de commande du mois et fiche de stock.

• Colonne « Quantité dispensée dans le mois », calculer et inscrire la quantité totale dispensée aux patients durant le mois écoulé ;

Documents consultés : registre de dispensation et fiche de stock.

• Colonne « Quantité de pertes (avariés, périmés, autres) », calculer et inscrire le total des quantités enregistrées en perte (toutes pertes confondues) ;

Documents consultés : registre des pertes et fiche de stock.

• Colonne « Stock théorique fin du mois » : calculer et inscrire le stock théorique selon la formule :

Stock théorique = {(Stock physique à la fin du mois précédent + Quantités reçues dans le mois) – (Quantités dispensées dans le mois + Quantités de pertes + Quantités transférées)}

Documents consultés : bons de commande du mois écoulé, registre de dispensation, registre des pertes, bordereaux de transfert du mois écoulé. Vérification à l’aide des fiches de stock.

• Colonne « Stock physique fin du mois » : reporter le résultat de l’inventaire physique ;

Document consulté : Fiche d’inventaire.

• Colonne « CMM », reporter la CMM inscrite sur la fiche de stock du produit considéré ;

Document consulté : Fiches de stock

• Colonne « Stock de sécurité », reporter le Stock de sécurité inscrit sur la fiche de stock du produit considéré ;

Document consulté : Fiches de stock

• Colonne « Observations », inscrire tout éclaircissement nécessaire.
• Dans la partie dédiée aux signatures, le responsable s’assure de l’exactitude des informations reportées, inscrit son nom et appose sa signature.

g)      Archivage

• Archiver les documents dans le chrono dédié à la collecte des données.
• Pendant 10 ans

h)      Modèle (illustration du canevas)