POS 03 - Outil 1 : Bon de commande des médicaments (hormis les antituberculeux, antipaludéens, ARV et MIO)

POS Clics : 2

POS 03 - Outil 1 : Bon de commande des médicaments (hormis les antituberculeux, antipaludéens, ARV et MIO)

a)      A quoi sert l’outil ?

Il sert à exprimer les besoins en quantité et en qualité de médicaments dont la structure utilisatrice a besoin pour une période donnée.

b)      Responsabilité

Responsable de la gestion de stock des médicaments.

c)       Où trouve-t-on l’outil ?

Dans les pharmacies des structures de santé, magasins de stockage des médicaments, au niveau de la CENAME et des CAPR.

d)      Quand remplir l’outil ?

Au moment de la passation de la commande des médicaments.

e)      Présentation de l’outil (= description d’ensemble)

Le bon de commande des médicaments est composé de trois parties :

  • Une première partie qui permet de consigner les informations relatives à l’identification de la structure, et les références du bon de commande : la date d’établissement et le numéro de référence du bon de commande ;
  • Une grille de rapportage réservée à la consignation des produits à commander ;
  • Une troisième partie dédiée aux signatures du Responsable et du Commis.

f)       Instructions de remplissage (= description fonctionnelle)

  • Inscrire dans les champs appropriés de la première partie :
    • Les informations d’identification de la structure : Région, District de Santé, Aire de Santé et Nom de la Structure ;
    • Les informations relatives à la période de rapportage et au bon de commande : Période de couverture, Date de la commande, Numéro du bon de commande.
    • Inscrire dans la grille de rapportage, une ligne par produit commandé :
    • Colonne « Numéro d’ordre », le numéro d’ordre si celui-ci n’est pas pré-imprimé ;
    • Colonne « Désignation », la désignation du produit : Nom (DCI), dosage, forme galénique et conditionnement ;
    • Colonne « Consommations », les consommations des 3 derniers mois typiques (CM1, CM2, CM3) :
    • Colonne « Consommation Moyenne Mensuelle » (CMM), la consommation moyenne mensuelle calculée selon la formule : 
    • Colonne « Stock Disponible et Utilisable », (SDU) le Stock Disponible et Utilisable à la fin du 3ème mois.

      Document consulté : la Fiche d’Inventaire.

    • Colonne « Quantité à commander » (QAC), la Quantité à Commander calculée selon la formule

« En cours » correspond à la quantité en cours de commande (non livrée au moment de la commande)

 

  • Colonne « Prix Unitaire », le Prix Unitaire en FCFA ;
  • Colonne « Prix total », le Prix total en FCFA calculé selon la formule 

 

  • Dans la partie dédiée aux signatures :
  • vérifier l’exactitude des informations enregistrées ;
  • signer et faire signer au responsable de la FS.

g)      Archivage

  • Dans le chrono d’archivage des documents du cycle de réapprovisionnement de la structure.
  • Pendant 10 ans.

h)      Modèle (illustration du canevas)