POS 13 - Outil 1 : Bordereau de livraison

a)      A quoi sert l’outil ?

Ce document est établi par le fournisseur lors de la préparation de commande, il accompagne les produits pharmaceutiques et est remis à la structure réceptrice, par le livreur, au moment de la livraison.

Il renseigne les informations essentielles concernant la livraison dont le détail des produits pharmaceutiques livrés (nature, référence, quantité et qualité).

b)      Responsabilité

Pharmacien/Responsable des stocks du fournisseur/structure expéditrice (CENAME ou CAPR) et de la structure réceptrice (CAPR ou FOSA) conformément à la réglementation en vigueur.

c)       Où trouve-t-on l’outil ?

A tous les niveaux de stockage/Magasins du SYNAME (CENAME, CAPR, FOSA).

d)      Quand remplir l’outil ?

A chaque livraison par le fournisseur/structure expéditrice à la structure réceptrice.

e)      Présentation de l’outil (= description d’ensemble)

Le bordereau de livraison est organisé en trois parties :

• Une première partie, destinée à :
  • L’identification du fournisseur/structure expéditrice (CENAME, CAPR, ou autres) :
  • L’identification de la structure réceptrice (CAPR, CTA/ UPEC/FOSA) ;
  • La consignation des informations relatives à la livraison.
• Une grille de rapportage destinée à la consignation des informations relatives aux produits livrés ;
• Une troisième partie dédiée aux signatures des responsables des structures expéditrices et réceptrices.

f)       Instructions de remplissage (= description fonctionnelle)

C’est la structure expéditrice qui établit le bordereau de livraison et lui attribue un numéro.

Il est rempli en conclusion du traitement d’une commande à livrer. La structure réceptrice utilise ce document dans le cadre du contrôle des produits livrés.

Lors de l’établissement du bordereau de livraison

• Le fournisseur inscrit dans les champs appropriés de la première partie :
  • Les informations d’identification de sa structure (expéditrice) : Code, Région, District de Santé, Aire de Santé et Nom de la structure ;
  • les informations d’identification de la structure réceptrice : Code, Région, District de Santé, Aire de Santé et Nom de la structure ;
  • Les informations relatives à la livraison : Date de livraison, Numéro du bon de commande.
• Le fournisseur enregistre dans la grille de rapportage, les informations relatives aux produits livrés (faisant l’objet de la livraison), une ligne par produit :
  • Colonne « Désignation », la désignation des produits livrés : Nom (DCI), Dosage, Forme galénique, Conditionnement ;
  • Colonne « Quantité livrée », le nombre d’unités de chaque produit livré suivant le conditionnement relevé dans la colonne désignation ;
  • Colonne « N° de lot » le numéro de lot sur la base de la lecture faite sur les conditionnements des produits ;

NB : Si un même produit a plusieurs numéros de lots, il convient de noter une ligne par numéro de lot.

• Colonne « Date de péremption », la date de péremption pour chacun des lots enregistrés ;

Lors de la réception de la commande, dans la partie dédiée aux signatures :

• Le fournisseur s’assure de l’exactitude des informations consignées, inscrit son nom et appose sa signature ;
• Le personnel qui réceptionne la commande s’assure de l’exactitude des informations consignées, inscrit la date de réception, son nom et appose sa signature.

Le bordereau de livraison est établi en 2 exemplaires, destinés respectivement :

• A la structure expéditrice ;
• A la structure réceptrice, l’exemplaire sera agrafé au PV de réception.

g)      Archivage

• Dans le chrono d’archivage des documents du cycle de réapprovisionnement de la structure.
• Pendant 10 ans.

h)      Modèle (illustration du canevas)