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Modèle de Bon de commande des antirétroviraux et MIO

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POS 03 - Outil 4 : Bon de commande des antirétroviraux et MIO

a)      A quoi sert l’outil ?

Il sert à exprimer les besoins en quantité et en qualité de médicaments antirétroviraux et MIO dont la structure utilisatrice a besoin pour une période donnée.

b)      Responsabilité

Le responsable de la gestion de stock des médicaments.

c)       Où trouve-t-on l’outil ?

Dans les pharmacies des structures de santé, magasins de stockage des médicaments, au niveau de la CENAME et des CAPR.

d)      Quand remplir l’outil ?

Au moment de la passation de commande :

-          Niveau CAPR : trimestriellement ;

-          Niveau FOSA : mensuellement.

e)      Présentation de l’outil (= description d’ensemble)

Le bon de commande des antirétroviraux est composé de trois parties :

  • Une première partie qui permet de consigner les informations relatives l’identification de la structure, la période de couverture, la date de passation de la commande et le numéro du bon de commande ;
  • Une grille de rapportage réservée à la consignation des données relatives aux médicaments à commander ;
  • Dans les champs appropriés de la partie dédiée aux signatures :
    • Le Responsable de l’UPEC s’assure de l’exactitude des informations enregistrées, inscrit son nom et appose sa signature ;
    • Le coordonnateur du GTR appose son visa.

f)       Instructions de remplissage (= description fonctionnelle)

Au niveau de la structure :

  • Inscrire dans les champs appropriés de la première partie :
    • Les informations relatives à l’identification de la structure : Région, District de Santé, Aire de santé, Nom de la structure ;
    • les informations relatives à la commande : Période de couverture, Date de commande, Numéro du bon de commande (N° BC).
  • Dans la grille de rapportage, une ligne par produit commandé :
    • Colonne « Numéro d’ordre », le numéro d’ordre est pré-rempli ;
    • Colonne « Désignation », inscrire les informations relatives à la désignation du produit : Nom (DCI), Dosage, Forme galénique, Conditionnement ;
    • Colonne « File Active », noter le nombre de patients recevant le produit considéré ;
    • Colonne « Stock Disponible et Utilisable » (SDU), transcrire le stock physique résultat de l’inventaire physique à la fin du mois précédent

Document consulté : la Fiche d’Inventaire.

  • Colonne « CMM ou Besoins Mensuels », enregistrer :

-          Dans le cas des ARV, les besoins mensuels issus de la répartition des patients par protocole du mois précédent ;

-          Dans le cas des MIO, la Consommation Moyenne Mensuelle calculée selon la formule :

  • Colonne « Quantité Commandée », inscrire la quantité à commander (QAC), calculée selon la formule :

Au niveau des UPEC,

-          dans le cas des ARV, 

-          dans le cas des MIO,

« En cours » correspond à la quantité en cours de commande (non livrée au moment de la commande) ;

  • Colonne « Observations », les commentaires éventuels.
  • Dans les champs appropriés de la partie dédiée aux signatures :
    • Le responsable de la formation sanitaire s’assure de l’exactitude des informations enregistrées, inscrit son nom et appose sa signature ;
    • Le coordonnateur du GTR appose son visa.

     

    Au niveau régional (CAPR) :

  • Le CAPR renseigne dans la colonne « Quantité livrée », la quantité livrée.

g)      Archivage

  • Dans le chrono d’archivage des documents du cycle de réapprovisionnement de la structure.
  • Pendant 10 ans.

h)      Modèle (illustration du canevas)

Adresse

Address :

 à Mballa 2 près de l'hôpital Jamot de Yaoundé

Phone :

+(237) 222-21-92-81

Email:

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